POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

 

El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, en virtud de lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y en su decreto reglamentario 1377 de 2013, informa la comunidad Piísta sobre la política aplicable a la institución  para el tratamiento y protección de datos personales. Política que contiene:

 

1.El protocolo para la recolección, tratamiento y posible divulgación de la información personal perteneciente a las personas que integran la comunidad educativa, estudiantes, padres de familia, personal docente, administrativos, de apoyo y proveedores.

 

2.La descripción del proceso que podrán seguir nuestros alumnos, padres de familia, personal docente, administrativo, de apoyo, proveedores y demás partes interesadas para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de conformidad con la ley.

 

Introducción

 

El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, se reconoce como responsable del tratamiento de datos personales y con el presente documento da cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial en su artículo 17, así como al artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 relativas a las obligaciones de los responsables de tratamiento de datos personales y a la generación de las Políticas de Tratamiento de la información, garantizando a los titulares de la información, las herramientas y procedimientos para establecer un control sobre su información personal, favoreciendo los derechos de consulta, acceso, rectificación, actualización y supresión de los datos correspondientes a información personal que haya sido abonada al colegio en alguno de sus procesos. En este sentido, y según el compromiso del Colegio, el cumplimiento de la norma en comento se define y exige:

 

“La función de administrar una base de datos debe fundamentarse en los principios de libertad, necesidad, veracidad, integridad, incorporación, finalidad, utilidad, circulación restringida, caducidad e individualidad “. Concretamente, ha precisado que los administradores deben: (1) Obtener previamente la autorización de la persona cuyos datos se pretende incluir en la base; (2) Notificar a la persona sobre la inclusión de sus datos en el banco e informarle que va a reportar su información en una base de datos con miras a que el titular pueda desde un comienzo ejercer sus derechos de rectificación y actualización;(3) Actualizar permanente y oficiosamente la información para que ésta sea veraz, completa y no se omitan factores que pueden cambiar el buen nombre de la persona; (4) Eliminar de oficio la información negativa que ha caducado con el paso del tiempo; (5) Indemnizar los perjuicios causados por la falta de diligencia o por posibles fallas en el manejo, tratamiento o administración de datos personales; (6) Garantizar el derecho de acceso, actualización y corrección. Estos derechos implican que el ciudadano tenga “la posibilidad (…) de saber en forma inmediata y completa, cómo, por qué y dónde aparece cualquier dato relacionado con él”; (…) si la información es errónea o inexacta, el individuo puede solicitar, con derecho a respuesta también inmediata, que la entidad responsable del sistema introduzca en él las pertinentes correcciones, aclaraciones o eliminaciones, a fin de preservar sus derechos fundamentales vulnerados”.

Finalmente, la Corte ha precisado que, por regla general, “no puede recolectarse información sobre datos “sensibles” como, por ejemplo, la orientación sexual de las personas, su filiación política o su credo religioso, cuando ello, directa o indirectamente, pueda conducir a una política de discriminación o marginación”.

 

 

Protocolo para la protección y manejo de la información personal

 

1.Responsable de la protección de sus datos personales

 

Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, ubicado en la Calle 5A Transv. 2 Este, Diamante Oriental, Mosquera, Cundinamarca Colombia.

Información de Contacto

Pbx: 3134571995

Correo: colegiopioxiicampestre@gmail.com

 

2.Legislación aplicable y ámbito de aplicación

 

>Constitución Política, artículo 15

>La Ley 1266 de 2008 de HABEAS DATA

>La Ley 1581 de 2012 Sobre la protección de datos personales

>El Decreto 1377 de 2013 reglamentaria de la ley 1581 de 2012

>Decreto Único 1074 de 2015 Sobre el Registro Nacional de Bases de Datos

>Decreto 2952 de 2010 reglamentario de la Ley 1266 de 2008

 

3.Definición elementos política de protección y manejo de la información

 

>Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

>Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

>Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

>Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

 

>Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

 

>Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

>Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 

>Datos indispensables: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de la entidad. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

Datos opcionales: son aquellos datos que la entidad requiere para ofrecer servicios de promoción, formación o información, etc.

 

>Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

>Ley de protección de datos: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

 

>Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

 

>Responsable: del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

 

>Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

>Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

>Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

>Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

  

  1. Principios

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

 

>Principio de la legalidad: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

 

>Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados.

 

>Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

>Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

>Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

>Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

>Principio de seguridad: la información de la que es responsable el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

>Principio de confidencialidad: el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

  1. Legitimación para el ejercicio del derecho del titular

 

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

>Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre.

 

>Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

>Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

>Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

  1. Autorizaciones y consentimiento del titular

 

>El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, requiere obtener el consentimiento libre, previo y expreso por parte de los Titulares para poder realizar tratamiento a sus datos personales. Para este fin, la institución educativa debe disponer de los mecanismos necesarios para obtener esta autorización de los Titulares, garantizando en todo momento su verificación. La autorización por parte del Titular puede realizarse en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato ya sea diligenciado por el titular o por un tercero bajo responsabilidad de aquel, que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico, tecnológico o procedimental a través del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse producido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en las bases de datos.

 

>El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, en los términos dispuestos en la ley, dispondrá del aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.colegiobilinguepioxii.com.co pestaña Política de Protección de Datos y de su correo electrónico colegiopioxiicampestre@gmail.com

 

6.Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales

 

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

 

>Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales por orden judicial.

>Datos de naturaleza pública.

>Casos de urgencia médica o sanitaria.

>Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

>Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

  1. ¿Qué datos personales se obtienen y de dónde?

 

La información requerida por el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, proviene en su mayoría directamente de las familias, trabajadores y estudiantes, ya sea cuando es proporcionada directamente en el formulario de admisiones, en el formato de matrícula, hojas de vida o bien, recolectada a través de alguna de las dependencias de del Colegio involucradas en la orientación académica, pedagógica,  o psicológica; siendo estas actividades inherentes al proceso formativo de nuestros estudiantes, así como también, acerca de la información necesaria en los procesos de intercambio internacional establecido por la institución. El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, puede además obtener más información a través de otras fuentes, como referencias y otras fuentes que están permitidas por la ley, con la finalidad de cerciorarse de que la información obtenida fue recopilada de forma correcta y completa.

 

Para brindar un servicio educativo de excelencia necesitamos saber datos como: el nombre de nuestros estudiantes, de los padres de familia y/o acudientes, edad, historial académico, EPS, Medicina Prepagada, RH, estado de salud (pues puede requerir atención especial), domicilio en el que vive(n), estado civil e información laboral o profesional para el caso de los padres de familia y/o acudientes.

 

  1. Datos Personales Sensibles

 

Informamos que para cumplir con las finalidades previstas en la presente política para la protección y manejo de la Información, serán obtenidos y tratados datos personales sensibles, como aquéllos que refieren a tipo de sangre, condiciones de salud (física y mental), evaluaciones psico-pedagógicas de nuestros estudiantes, así como otra información o condición médica pertinente para el adecuado desarrollo de los diferentes procesos que intervienen en la formación de nuestros estudiantes que requieran de atención especial o inclusiva.

 

 

  1. Uso de imágenes

 

Con el objeto de documentar y comunicar información sobre la vida académica y eventos que se celebran durante el año. El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre podrá utilizar, imprimir, reproducir y publicar la(s) imagen(es) de los padres de familia, familiares y/o estudiantes en medios impresos, electrónicos (blogs, redes sociales privadas del colegio, sitio Web), gacetas internas y publicidad exterior, entre otros, en todas sus manifestaciones, sus interpretaciones o ejecuciones, sus ediciones, sus fonogramas o videogramas, y en sus emisiones para el objeto antes señalado. Igualmente, para seguridad de la comunidad educativa mantendrá registros en vídeo de las personas que ingresen a las instalaciones del colegio.

 

Fuera de estos casos el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, no revelará ninguna imagen sobre la vida escolar del plantel, ni explotará comercialmente las mismas sin autorización adicional expresa de los involucrados.

 

  1. Empleados

 

La información de Datos Personales que necesitamos proviene inicialmente del formulario de registro u Hoja de Vida, diligenciada en el momento del ingreso al Colegio.  El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, puede además allegar información complementaria a través de otras fuentes permitidas por la ley, con la finalidad de corroborar la veracidad de la información dada al Colegio en sus procesos de vinculación laboral.

 

 

  1. Derechos de los niños niñas y adolescentes

 

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. No obstante, lo anterior y teniendo en cuenta que nuestra relación contractual y académica se desarrolla con niños, niñas y adolescentes nuestra operación y política consulta lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio en Concepto 1333980 abr. 3/13 que retoma los lineamientos de la revisión efectuada por la Corte Constitucional al proyecto de ley estatutaria de hábeas data y mediante Sentencia C748 del 2011 se pronunció, así, según el fallo, si se cumplen criterios como la finalidad, en la medida en que responda al interés superior del menor; tener en cuenta su opinión, según el grado de madurez; asegurar el respeto por sus derechos fundamentales y el cumplimiento de los requisitos previstos en la Ley 1581 del 2012(Ley de Hábeas Data), el tratamiento es viable. Entre otros aspectos, la corte resaltó la importancia de no arriesgar la prevalencia de los derechos de los menores, analizando cada caso particular y teniendo en cuenta los principios de seguridad, confidencialidad, legalidad, libertad y acceso y circulación restringida. En cuanto al principio de libertad, recordó que es pilar fundamental de las normas de protección de datos personales e implica que la actividad requiere la autorización previa del titular. En este caso, esa titularidad es del representante legal, contando en lo posible con la opinión del menor.

 

  1. Procedimientos de acceso, consulta, solicitudes y reclamos

 

El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre garantizará al Titular estos derechos cuando, previa acreditación de su identidad o de la identidad de su representante, se brinde acceso de manera gratuita al detalle de sus datos personales que reposan en las bases de datos de la institución. Dicho acceso se brindará a través de medios electrónicos o físicos. El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza de la oficina de administración. Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas yreclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico colegiopioxiicampestre@gmail.com. De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, en su artículo 15, el Titular puede presentar una solicitud o un reclamo ante el responsable del tratamiento cuando considere que su información personal almacenada en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión. El requerimiento del Titular deberá ser gestionado bajo las siguientes reglas:

  1. Consultas: los titulares o sus causa habientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo colegiopioxiicampestre@gmail.com atendida en un término máximo de 8 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su

consulta,  la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    1. Reclamos: el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

    1. El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida al Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, por el correo electrónico colegiopioxiicampestre@gmail.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  1. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

III. Una vez recibido el correo colegiopioxiicampestre@gmail.com con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «en trámite» y el motivo de este en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

    1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    1. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos: El Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, rectificará y actualizará a solicitud del titular la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico colegiopioxiicampestre@gmail.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

  1. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, pondrá a disposición del Titular el correo electrónico <a

    href=»mailto:colegiopioxiicampestre@gmail.com»>colegiopioxiicampestre@gmail.com. Si vencido el término legal respectivo, el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, según fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de2012.

Para el contexto educativo los padres de familia y/o acudientes en calidad de titulares de la información expresamente declaran que la información suministrada es cierta y que su origen radica en la relación contractual del servicio educativo, por lo tanto cualquier solicitud de revocatoria, eliminación, modificación, supresión, corrección de datos o similares, será analizada a la luz de la dicha relación contractual vigente velando porque la institución no quede desprotegida en cuanto a las garantías mínimas que aseguran el cumplimiento de las obligaciones de ambas partes y la prestación óptima del servicio educativo.

 

  1. El registro nacional de bases de datos

 

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, el Colegio Bilingüe Pio XII Campestre aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

 

  1. VIGENCIA

 

La presente política rige a partir del 20 de mayo de 2019 revocando la anterior. Para la implementación y seguimiento de lo dispuesto en el presente documento relacionado con la función de protección de datos personales Colegio Bilingüe Pio XII Campestre, designa al Área de Administración quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares, relacionadas con sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2012.

 

Aprobada por,

 

ING. GELBERT HERNÁNDEZ BOLAÑOS

Rector

(Original firmada)